TUTORIAL PEMBUATAN MAIL MERGE DENGAN MNENGGUNAKAN DATA FOTO

Dalam postingan ini saya akan menunjukkan cara membuat Data Kartu Tanda Mahasiswa dengan Mail Merge Ms.Word 2007 dengan database di Ms.Excel 2007.

Tutorial ini mirip sekali dengan tutorial sebelumnya hanya saja postingan kali ini menyisipkan foto.

Sekarang kita mulai :D

Sediakan foto dalam satu folder seperti gambar yang ada dibawah ini

Masukan Gambar ke dalam Microsoft Word kemudaian ke menu Insert > Picture > cari gambar yang tadi disimpan lalu Klik Insert

Lalu membuat kolom dengan menggunakan Text Box. Caranya:

1.      Klik Insert pada menu bar

2.      Klik Text Box

3.      Pilih Draw Text Box

4.      Buat Kolom Sesuai Dengan Ukuran Yang Disediakan untuk foto

5.      Buat Kolom Dan Isikan Data, Sebagai Contoh Saya Membuat: NIM, Nama, Tempat Tanggal Lahir, dan Jurusan

Simpan File Microsoft Word Dalam Format Word 97-2003 Document

Dokumen Ms. Word dan Excel harus disimpan dalam format 97 - 2003 karena fitur IncludePicture yang akan digunakan pada Mail Merge gambar tidak bisa digunakan di Word 2007 dan 2010.

  

Buka data base yang atdi sudah dibuat di Ms.Excel

Buat Data Sebanyak Foto Yang Sudah Tersedia,

       1. Nama Pada Kolom Foto Harus Sama Dengan Foto JPG-nya

       2. Blok Semua Data, Lalu Klik Kanan Pilih Name a Range

       3. Isikan Name Range Sebagai Identitas Dan Klik Ok

Simpan fIle excel dalam format Word 97-2003 Document

1. Pada Menu Bar Mailings
2. Klik Start Mail Merge, Dan Pilih Director

3. Lalu Klik Select Recipients lalu pilih Use Existing List 

4. Pilih Database Kartu Mahasiswa Yang Telah Dibuat, Lalu Open 

5. Selanjutnya Pilih Table Nim_Mahasiswa  dan Klik Ok

Insert Merge Field

1. Blok Field Name Yang Tersedia Di Kolom
2. Klik Insert Merge Field
3. Dan Sesuaikan Dengan Field Name Yang Di Blok, Klik Nama

 Lakukan juga pada Field Name berikutnya

 

Klik Pada Kolom Foto Yang Telah Dibuat Dengan Text Box Sebelumnya, Lalu:

       1. Pada Menu Bar Insert 

       2. Klik Picture dan Pilih Fotonya
       3. Lalu Klik Anak Panah Kecil dan Pilih Link To File

Menampilkan Kode Field

- Tekan tombol ALT + F9 untuk menampilkan Kode Field -

Lalu Hapus nama file Foto. Pada tutorial ini, nama file adalah Adinda%20Rachmah.jpg Hasilnya adalah seperti gambar berikut:

Pastikan posisi kursor masih berada di posisi nama file gambar (Adinda%20Rachmah) yang sudah dihapus. Kemudian pada Menu Bar Mailings, klik Insert Merge Field dan pilih Foto.

Tampilannya adalah seperti gambar berikut:

"Blok Teks “{MERGE FIELD Foto}.jpg” seperti contoh gambar berikut dan tekan tombol CTRL + F9 untuk membuat kurung kurawal"

Dan

"Pada posisi setelah kurung kurawal pembuka, ketik IF TRUE seperti contoh berikut"

Tekan CTRL +F9

"Tekan tombol ALT + F9 untuk menyembunyikan kode field"

Hasilnya adalah seperti gambar berikut:

"Klik Preview Results Untuk Menampilkan Bagan Identitas. Klik Next Record Untuk Berpindah Antar Data/Record"

SELESAI :D

Terimakasih, Selamat Mencoba